Privacybeleid

MobileMe Consulting hecht belang aan je privacy. Dit beleid legt uit welke persoonsgegevens we verwerken wanneer je onze website mobilemeconsulting.be bezoekt of gebruikmaakt van onze AI-intake, met welk doel dat gebeurt, en welke rechten je hebt.

1. Verantwoordelijke voor de verwerking

De verantwoordelijke voor de verwerking is Mobile Me Consulting BV, Baarzelestraat 4, 9880 Aalter, België, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer BE0765.554.682 (RPR Gent). Contact: info@mobilemeconsulting.be.

2. Welke gegevens verwerken we?

• Intake-contactgegevens: naam, bedrijf, e-mailadres, telefoon of gsm, en je functie of rol, die je invult voor je een intakegesprek start.
• Gespreksinhoud: wat je deelt tijdens het intakegesprek (via spraak of chat) over je onderneming, processen, knelpunten en systemen. Dit kan namen of gegevens van derden bevatten die je zelf vermeldt.
• Opname en transcript: het intakegesprek wordt opgenomen en omgezet naar tekst om er een samenvatting van te maken.
• Samenvatting: een automatisch gegenereerde samenvatting van het gesprek, die per e-mail naar jou en naar MobileMe Consulting wordt gestuurd.
• E-mailcorrespondentie: de inhoud van e-mails die je ons stuurt.
• Technische logs: IP-adres, browsertype (user-agent) en tijdstip, verwerkt voor beveiliging.
• Bezoekstatistieken: geanonimiseerde, cookieloze statistieken over paginabezoek (zie de Cookieverklaring). Deze bevatten geen persoonsgegevens.

3. Doeleinden en rechtsgrond

• Uitvoering van of aanloop naar een overeenkomst (art. 6.1.b AVG): om je intakevraag te behandelen, een samenvatting te bezorgen en contact met je op te nemen.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG): beveiliging van de website, fraudepreventie, verbetering van onze dienstverlening en de opvolging van zakelijke contacten.
• Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG): boekhoudkundige en fiscale bewaarplicht, indien er een facturatie volgt.
• Toestemming (art. 6.1.a AVG): voor de opname van het intakegesprek (je bevestigt dit bij de start) en voor cookieloze bezoekstatistieken (via de cookiebanner). Je kunt je toestemming op elk moment intrekken.

4. Verwerkers en doorgifte

Voor het functioneren van onze dienst doen we een beroep op zorgvuldig gekozen verwerkers, waarmee we verwerkersovereenkomsten hebben gesloten conform art. 28 AVG. We geven niet meer gegevens door dan nodig.

Een deel van onze verwerkers is gevestigd in de Verenigde Staten. Voor die doorgifte gelden passende waarborgen in de zin van art. 46 AVG, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (SCC's) en, waar van toepassing, certificering onder het EU-VS Data Privacy Framework (adequaatheidsbesluit (EU) 2023/1795).

We maken gebruik van de volgende categorieën van verwerkers:

• Hosting van de website en intake-applicatie: Vercel Inc. (VS), met verwerking waar mogelijk in EU-regio's.
• AI-spraakassistent voor de intake: ElevenLabs Inc. (VS), die het gesprek (spraak en transcript) verwerkt om de intake te laten verlopen.
• AI-samenvatting: Anthropic PBC (Claude) (VS), die het transcript verwerkt om een samenvatting te genereren. We sturen hierbij geen directe identificatoren (naam, e-mailadres) mee, enkel de gespreksinhoud. Deze leverancier gebruikt je gegevens niet om modellen te trainen.
• Transactionele e-mail: Brevo (Sendinblue SAS, Frankrijk), voor het versturen van de samenvatting.
• Domein, DNS en e-mail: Combell NV (België).
• Bezoekstatistieken: Vercel Web Analytics, cookieloos en zonder persoonsgegevens.

Namen van derden die je in je gespreksinhoud vermeldt, worden enkel verwerkt voor de behandeling van jouw aanvraag. We informeren die derden niet afzonderlijk, aangezien dit een onevenredige inspanning zou vergen in de zin van art. 14.5.b AVG. Een actuele lijst van onze verwerkers is op verzoek beschikbaar via info@mobilemeconsulting.be.

5. Bewaartermijnen

• Intake-gesprekken en transcripts bij de spraakleverancier: automatisch verwijderd na 30 dagen.
• Contactgegevens en de samenvatting: bewaard zolang nodig voor de opvolging van je aanvraag. Leidt de aanvraag niet tot een overeenkomst, dan worden deze gegevens uiterlijk 12 maanden na het laatste contact verwijderd. Komt er wel een overeenkomst tot stand, dan gelden de bewaartermijnen die op die overeenkomst van toepassing zijn.
• Gegevens in het kader van een overeenkomst en facturatie: tot 7 jaar (boekhoudkundige verplichting).
• Technische logs: een beperkte periode, doorgaans niet langer dan 90 dagen.

6. Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid van je persoonsgegevens, en het recht om je toestemming in te trekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Je oefent deze rechten uit via info@mobilemeconsulting.be. We behandelen je verzoek binnen één maand na ontvangst. Bij complexe of meervoudige verzoeken kunnen we deze termijn met maximaal twee maanden verlengen, waarvan we je tijdig op de hoogte brengen.

Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, gegevensbeschermingsautoriteit.be.

7. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleuteling tijdens verzending (TLS/HTTPS), geverifieerde en ondertekende communicatie tussen onze systemen (HMAC), beperkte toegang tot gegevens en dataminimalisatie richting onze AI-verwerkers. We slaan geen betaalgegevens op.

8. Geautomatiseerde besluitvorming

Voor de intake gebruiken we AI-tools die je gespreksinhoud verwerken om een transcript en een samenvatting te maken. Deze verwerking is geen geautomatiseerde besluitvorming in de zin van art. 22 AVG: er worden geen beslissingen genomen met rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanzienlijke gevolgen voor jou. De samenvatting dient enkel om ons gesprek voor te bereiden.

9. Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid wijzigen. De datum van de meest recente versie staat bovenaan deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen informeren we je waar redelijk mogelijk. We raden je aan dit beleid af en toe te raadplegen.

Vragen over dit beleid? Neem contact op via info@mobilemeconsulting.be.